テレアポでこんな返答を受けた経験はありませんか？

 

BtoBの新規開拓の営業のテレアポにおいて担当者は不在と言われる場面は日常茶飯事ですが、せっかく架電しても肝心のキーマンと話す前に電話を切られてしまうと、担当者としてはがっかりしてしまいますよね。

 

しかし、実は「担当者は不在」と言われた場面こそ工夫が必要です。

 

本記事では、単なる居留守に終わらせず次の商談チャンスにつなげる対応策を解説し「担当者は不在」と言われる背景にある営業構造を理解し、続いて具体的な対処法やトーク例を紹介します。

 

最後までお読みいただくことで、テレアポで担当者不在と言われても成果を出せる営業術が身につくはずです。

ぜひご覧ください。

 

 

 

 

 

 

テレアポで「担当者は不在」と言われる理由

 

 

まずはじめにテレアポで「担当者は不在」と言われるのには、ちゃんとした背景と営業上の理由があります。

もちろん本当に担当者が席を外しているケースもありますが、現実には企業側の戦略的な電話対応である場合が少なくありません。

 

その戦略的な電話対応とは【担当者は不在】と伝えることで営業電話をシャットアウトすることです。

 

多くの企業では受付に対し「営業電話は担当者につながないように」と指示が徹底されており、少しでも売り込みの雰囲気を感じれば、すぐに

 

 

 

 

といった決まり文句で電話を切り上げてしまいます。

 

特に規模の大きな企業や管理職クラス宛ての電話では、受付担当者が自社を守る“門番”となり、上司に余計な電話を取り次がない文化が根付いていることも多いと言われています。

 

言い換えれば、「担当者は不在」と告げられるのはあなたの営業トーク以前に、組織的な壁に阻まれている状態ということになります。

 

 

担当者は不在と言われる3つのケース

 

 

ではもう少し踏み込んで、「担当者は不在」と言われる状況を大きく3つのケースに分類してみましょう。

 

 

本当に担当者が不在の場合

 

 

 外出中・会議中・出張中など物理的に席にいないケースです。

この場合は素直に受け止めつつ、「では何時頃ならいらっしゃいますか？」と次の架電タイミングを確認することが肝心です。

 

 

受付の担当者の判断で不在と答える場合

 

 

担当者本人に確認せず、受付の人が主観的な判断で電話を取り次ぎたくないケースです。

 

 

等の理由で、実際には在席していても不在と言われることがあります。

 

 

担当者が電話に出たくない場合 

 

 

受付経由で担当者に取り次いだものの、担当者が「今は会わない/電話に出ない」と断ってくるケースです。

 

忙しい、必要性を感じない、他社からの提案で間に合っている等、理由は様々ですが本人が拒否している状況です。

 

以上のようにテレアポにおいて「担当者は不在」にもいくつかパターンがありますが、電話越しの短いやり取りでは、相手が①なのか②・③なのかを判断するのは困難ですよね。

 

しかしそこで重要なのは

 

・どのケースであってもただ諦めて電話を切らないこと。

・次につなげる布石を打つ対応を取ることが

 

上記がテレアポ成功率を高めるカギになります。

温度感で変わる相手の対応

 

 

前章のようにテレアポで「担当者は不在」と言われたからといって

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と決めつけるのは早計です。

実際には相手の企業側のあなたに対する関心度（温度感）の違いによって、その後の対応が変わる可能性があります。

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例えば、あなたからの電話内容に先方が少しでも興味や必要性を感じていれば、担当者が不在でも⠀ ⠀ ⠀

 

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などと何らかの情報提供や提案をしてくれる場合があります。

また担当者名を尋ねた際にすんなり教えてくれるなら、完全に拒絶されているわけではないでしょう。

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一方で「担当者は不在です」とだけ告げてすぐ電話を切ろうとする対応には、お分かりの通り先方の関心度が低いことが透けて見えます。

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ここで重要なのは、相手の温度感をゼロイチ（興味があるか全くないか）の二択ではなくグラデーションで捉えること。

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と考えることが大切です。

「不在」はあくまで現時点での状況に過ぎず、これをどう捉えどう動くかでこの先の成果が変わってくるのです。

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では具体的に、テレアポで担当者不在と言われた際に担当者が取るべき対応策を見ていきましょう。

 

 

担当者不在時の対応策５選

 

 

テレアポで「担当者は不在」と告げられても適切な対応を取れば、次回以降の架電で担当者と話せる可能性を高められます。

以下に、テレアポで担当者不在と言われた時に有効で具体的な対応策を5つ紹介します。

 

 

何時頃に戻るか確認する

「承知いたしました。それでは改めてお電話いたしますが、何時頃お戻りのご予定でしょうか？」と丁寧に尋ねましょう。   戻り時間を教えてもらえれば、次回の架電時に「〇月〇日△時にお電話するお約束をいただいておりました」と切り出すことができます。   これは次の架電のきっかけ作りになるだけでなく、相手に「約束した手前、次は断りにくい」という心理効果も与えます。   逆に、明確に時間を教えてもらえず「分かりません」と言われた場合は、残念ながらかなり警戒されていると判断して次のターゲットに切り替える決断も必要です。

 

 

担当者の名前や部署を聞き出す

もし架電リストに担当者名が載っていない場合や、新しい取引先でキーマンが不明な場合は、受付に「恐れ入りますが、ご担当者様のお名前と部署をお伺いできますでしょうか？」と確認しましょう。   名前と所属部署が分かれば、次回以降は「〇〇部の△△様はいらっしゃいますか？」と名指しで電話をかけられるため、取り次いでもらえる可能性が上がります。   また、部署名まで分かっていれば社内での担当者異動があっても後任をスムーズに紹介してもらえます。   可能であれば直通番号も尋ねてみると良いでしょう（「失礼ですが、直接つながるお電話番号がございましたら…」など）。 丁寧にお願いすれば意外と教えてもらえるケースもあります。

 

 

つながりやすい連絡先や時間帯を確認する

担当者と連絡を取るベストな方法がないか探ってみましょう。   「もし差し支えなければ、〇〇様と直接やり取りできるメールアドレスかお電話番号を伺えますか？」と聞いてみるのも一手です。   難しいようであれば、「普段お電話ですと何時頃がお繋ぎしやすいでしょうか？」と在席しやすい時間帯を教えてもらいましょう。   【業界によって繋がりやすい時間帯は異なる】ため、たとえば飲食業ならピーク時間帯を避ける、医療業界なら午前中を狙う…など時間戦略は重要です。   相手の都合に合わせて架電することで、不在による無駄コールを減らせます。

 

業界別の電話がかかりやすい時間帯はこちらのブログに記載していますのでよろしければ参考にしてみてください。

【時間帯で決まる！】テレアポのゴールデンタイム教えます。

【時間帯で決まる！】テレアポのゴールデンタイム教えます。

 

 

用件を簡潔に伝えてメッセージを残す

担当者不在時でも、自分の存在と用件はしっかり伝えておくことが大切です。 会社名・自分の名前を名乗った上で、「○○のご提案に関するお電話で…」など、用件を簡潔に伝えましょう。 「では折り返し担当から連絡させましょうか？」と聞かれた場合は、無理に資料送付やアポの取り付けをお願いせず「後日改めますので、その旨だけお伝えいただけますと幸いです」とお願いすると自然です。

 

実際に弊社グッドアポの施策として、競合他社の名前を用件に簡潔に入れて伝える対応を行っています。

 

 

このように担当者が電話を受けるかどうかは、用件次第で変わることもあるので「用件」は短く、かつ相手が気になる形で伝えることが重要です。

 

間隔を空けて再アプローチする

初回の架電で担当者と話せなかったからといって、すぐに諦める必要はなく、一定の間隔を置いて再度架電することで、タイミングが合えば繋がる可能性があります。   目安として「1週間後」くらいに再チャレンジすると良いでしょう。   間隔を空けることでしつこさを感じさせにくく、相手の状況が変化していることも期待できます。   実際「先週お電話した○○です。その後いかがでしょうか？」と切り出したところ、タイミングが合ってアポイント取得に成功したという例もあります。   また何度か電話しても毎回不在の場合は、見込みが薄いリストとして割り切る決断も必要で、限られたリソースを有望な見込み客に振り向けるためにも、見極めは大切です。

 

 

以上、5つの対応策を紹介しました。

ポイントは、「担当者は不在」と言われても何かしら次につながる情報を得て終話することです。

 

何も収穫がないまま「では改めます」と電話を切ってしまうと、次にかけても同じことの繰り返しになりかねません。

 

少し勇気がいるかもしれませんが、丁寧にお願いすれば案外教えてもらえる情報も多いですのでぜひ上記ポイントを実践してみてください。

 

 

営業支援会社グッドアポの取り組み

 

 

ここまで担当者が不在時のテレアポの対応策をお伝えしましたが、自社でテレアポを続けていると「何度やっても担当者が不在で進展しない…」と行き詰まるケースもあるのではないでしょうか？

 

しかも自社のリソースをこれ以上テレアポには割けない…

そんなときは営業支援のプロに相談・依頼するのも一つの方法です。

 

ここで少し、BtoB特化のテレアポ代行サービスである弊社グッドアポの取り組みをご紹介します。

 

 

受付突破の対策：情報武装とトーク設計

グッドアポでは、単に闇雲に電話をかけるのではなく事前準備と戦略を重視しており、その一例が「受付突破」のための情報武装です。   具体的には架電先の企業のホームページや公開資料を事前に調査し、業界動向やサービス内容を把握した上で電話をかけます。     グッドアポ アポインター 「御社のサイトを拝見し〇〇に力を入れていらっしゃると知りました」   このように、相手企業の具体的な情報に触れつつ切り出すことで「自社に関係する話かもしれない」と思わせる効果があります。   詳細は下記の記事をご覧ください。

 

【ご用件は？で止まらない】受付突破率を上げるテレアポの話し方

 

 

不在時ラベリング：無駄な架電を防ぎ戦略的にフォロー

グッドアポではコール終了後、担当者不在だった場合にも「不在の理由・状況」を詳細に記録し、独自のABC評価で分類しています。   Aランク（不在見込みA） → 担当は不在だったが「担当者の名前」が明確に聞けた場合。 いわゆる「バイネーム」を拾えた場合、次回の接続可能性を高めるため優先的に架電する「不在見込みA」のラベルを貼っています。   Bランク　（不在見込みB） →担当は不在だったが担当者の「名前以外の何かしらの情報（戻り時間や部署(や直通番号)）」が聞けた場合。 あるいは「少し席を外しているだけ」「電話中」など次回以降で繋がる可能性を感じるものは「不在見込みB」のラベルを貼っています。   Cランク　（不在見込みC） → 担当は不在で担当者に関する情報がほぼ何も聞けなかった場合（例：外出でいつ戻るか不明 / 担当名は教えられない / 誰が担当か分からない”）は「不在見込みC」のラベルを貼っています。   こうした「不在時ラベリング」によるデータ蓄積と分析によって   ・「いつ電話しても不在」 ・「何度掛けても取り次いでもらえない」   といった無駄な架電を極力減らす工夫をしています。

 

そして以下は実際の「不在時ラベリング」によるグッドアポのテレアポ案件獲得のリスト毎のデータです。

基本的に見込みAラベルを貼ったものに再架電するとアポ率が一番いい事がデータとしても実際のグッドアポのテレアポの現場で出ています。

 

 

このようにグッドアポは企業ごとの

 

 

に至るまで一気通貫でサポートしています。

 

また、テレアポ経由の成約率が最高53%に達した実績もあり、質重視のアプローチで商談創出を最大化することにこだわっています。

もし「自社だけでのテレアポはもう限界かも」と感じたら、プロの力を借りることを視野に入れてみてください。

 

 

 

 

まとめ

 

 

テレアポで「担当者は不在」と言われるのは残念な瞬間ですが、それは終わりではなく次のチャンスへの始まりです。

相手企業の営業電話に対する体制や心理を理解し、今回紹介した対応策を実践すれば、「不在」の壁は乗り越えることができます。

 

ポイントは焦らず戦略的に動くこと。

適切な情報収集とフォローにより、単なる居留守だった相手とも後日コンタクトを取れる可能性は十分にあります。

 

社内でテレアポを内製する企業のご担当者・管理者の皆さんも、ぜひ日々の架電活動にこれらの工夫を取り入れてみてください。

 

「担当者は不在」が告げられるたび落胆していたテレアポ担当者も、対応次第で結果が変わると分かれば前向きにトライし続けられるでしょう。

 

それでも「やはり自社では手が回らない」「もっと効率よくアポイントを獲得したい」と感じた際には、営業支援のプロであるグッドアポへの相談・依頼もご検討ください。

 

私たちグッドアポは

 

 

まで総合的に支援し、貴社の商談機会の最大化をお手伝いいたします。

 

最後に、テレアポにおいて「担当者は不在」と言われてしまっても決して無駄にはなりません。

その壁の向こうには、あなたの次の商談チャンスが必ず待っています。

 

「不在」にめげず、賢く対応してテレアポ成功率を高めていきましょう！